Des dizaines de documents administratifs vous sont envoyés chaque année. Pour les trier, il est indispensable de connaître les règles en matière de délai de conservation.
Classer et conserver ses documents administratifs relève parfois du véritable casse-tête. Relevés de comptes, factures, bulletins de salaire, PV... Le délai de conservation de chaque papier dépend du domaine (assurance, banque, travail, véhicule...) et du type de document en lui-même.
Combien de temps conserver des documents ? À partir de quelle date ? Est-il possible de les jeter ? Pour éviter de détruire des documents importants ou, à contrario, d'être envahi par des centaines de papiers qui n'ont plus d'utilité, voici les délais de conservation minimums à respecter.
Sous quelle forme conserver vos documents ?
Si un document vous est transmis sous format numérique, vous pouvez le conserver sous format numérique. « En revanche, si le document vous est transmis sous format papier (remis en main propre ou adressé par courrier), conservez l'original, en support papier. En le scannant, la version numérisée a valeur de copie, alors que l'original peut vous être demandé ultérieurement », précise le ministère de l'Economie dans une fiche pratique.
Documents bancaires : pendant combien de temps les garder ?
Vos relevés de comptes et tickets de carte bleue s'entassent chaque mois ? Les relevés bancaires et les talons de chèque doivent être conservés pendant 5 ans. La durée de conservation des tickets de carte bancaire, dont l'impression n'est plus systématique depuis le 1er août, est beaucoup plus courte : il est possible de les jeter dès la réception du relevé de compte correspondant.
Vous avez souscrit un crédit immobilier, à la consommation ou personnel ? Le contrat et le tableau d'amortissement doivent être conservés pendant toute la durée du crédit, durée augmentée de deux ans à partir de la dernière mensualité.
Vous êtes en possession d'un chèque bancaire ? Le chèque doit être encaissé dans les 1 an et 8 jours qui suivent son émission. Si le chèque est plus ancien, il n'est plus valable et ne peut donc pas être encaissé. Mais la dette ne disparait pas pour autant.
Délai de conservation des documents d'assurance
En matière d'assurance, il existe différents délais de conservation des documents. Les contrats doivent être conservés pendant toute leur durée de validité puis 2 années supplémentaires. Les avis d'échéance, factures ou quittances sont, eux, à conserver pendant 2 ans après la date d'émission du document. Quant aux contrats d'assurance vie, ils doivent être conservés 10 ans, par le bénéficiaire de l'assurance, dès qu'il a connaissance du contrat.
Quel est l'intérêt de conserver ces documents ?
Le site service-public explique que les délais indiqués correspondent aux périodes durant lesquelles vous pouvez soit exercer un droit (remboursement par exemple), soit pendant lesquelles on peut vous adresser une réclamation (le paiement d'une amende par exemple). Les documents peuvent être gardés plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.
« Ainsi, les délais peuvent être allongés si la prescription est suspendue ou interrompue. Par exemple certains délais sont suspendus tant qu'une personne est mineure et commencent à courir uniquement à partir de la majorité », explique le site d'information légale.
Véhicule, réparations, PV : les délais de conservation
En matière de véhicule, il existe un certain nombre de documents :
- Les PV et amendes doivent être conservés pendant 3 ans ;
- Les factures de réparation ou d'achat du véhicule ou d'équipements sont à garder pendant toute la durée où vous en êtes le propriétaire, puis deux ans à compter de la revente ;
- Le certificat de cession du véhicule que vous obtenez lors de l'achat du véhicule doit également être conservé jusqu'à sa revente ou à sa destruction.
Travail, chômage et retraite : tout ce qu'il faut savoir
Selon votre situation professionnelle, les documents en votre possession varient. Si vous êtes titulaire d'un contrat de travail, vous devez conserver jusqu'à votre retraite vos bulletins de paie, vos contrats de travail et vos certificats. Les notes de frais, quant à elles, sont à garder pendant 3 ans.
Si vous quittez un emploi (démission, fin de CDD, licenciement...), l'attestation Pôle emploi doit rester en votre possession jusqu'à l'octroi de l'allocation chômage. Concernant le solde de tout compte, le reçu est à conserver pendant 6 mois si vous l'avez signé, ou 3 ans dans le cas contraire.
Une fois inscrit au chômage, les justificatifs de versement des allocations doivent être conservés pendant 3 ans. Il est cependant recommandé de les garder jusqu'à la retraite car ils peuvent intervenir dans le calcul des droits. Une fois à la retraite, les bulletins de pension doivent être conservés sans limitation de durée.
Combien de temps conserver les papiers relatifs aux impôts et taxes ?
Les déclarations de revenus, les avis d'imposition et les justificatifs associés (par exemple pour les frais réels) sont à garder pendant 3 ans à minima. Ce délai est raccourci à un an pour les impôts locaux (taxe d'habitation et taxe foncière), sauf si vous bénéficiez d'une réduction ou d'une exonération. Dans ce dernier cas, les avis doivent rester entre vos mains 3 ans.
Quid des papiers d'une personne décédée ?
Les délais de conservation s'appliquent aussi après le décès d'un individu car certains papiers peuvent prouver des dettes ou des créances transmises lors de la succession. Le versement de prestations sociales après le décès du bénéficiaire peuvent faire l'objet d'une action en recouvrement auprès des ayants droit jusqu'à 5 ans à partir du décès.
